Demande de paiement de la subvention

Qui demande le paiement de la subvention ?

Si l’école a effectué seule l’inscription et avance donc les fonds, elle paie le montant total au fournisseur et c’est elle qui demande la subvention.

Si le fournisseur est également inscrit et accepte de ne pas être payé directement par l’école, c’est à lui à demander la subvention. L’école doit alors compléter la partie du formulaire qui la concerne, confirmer que la livraison a bien eu lieu et qu’elle était conforme à la commande. Si le montant facturé par le fournisseur est supérieur au montant estimé de la subvention (dépassement du forfait de la subvention, produits non subsidiés ou quantité inadéquate par rapport à l’inscription), c’est l’école qui paie ce dépassement.

Quels documents conserver ?

En vue de votre demande de subvention, vous devez conserver les documents suivants :

  • les copies des factures établies par le fournisseur ;
  • les preuves de paiement.

Factures recevables

Les factures (accompagnées par les bons de livraison, si nécessaire) doivent contenir une série d’informations utiles. Pour en savoir plus, consultez les modèles ci-dessous :

Pour que les factures soient recevables, certaines modalités sont à respecter :

  • être établies au nom de l’école ou, le cas échéant, du pouvoir organisateur. Si la facture est au nom du PO, les adresses de livraison doivent être celles des écoles livrées ;
  • concerner exclusivement les produits livrés au titre du Programme ;
  • porter les mentions suivantes :
    • l’identification officielle du fournisseur : dénomination, adresse et numéro BCE,
    • le numéro de la facture,
    • la date de la facture,
    • l’adresse de livraison,
    • les dates de livraison. Chaque date de livraison doit être comprise dans le trimestre de distribution concerné. Une tolérance de 5 jours ouvrables précédant le trimestre est admise,
    • la description complète des produits, le cas échéant pour chaque livraison,
    • la composition exacte et complète des soupes ;
  • être ventilées par livraison ;
  • exprimer les quantités de produits en kg ou en litres ;
  • exprimer les prix de vente unitaires des produits livrés, en kg ou en litres ;  
  • mentionner le montant payé pour chaque quantité de produits, TVA incluse et hors TVA ;
  • mentionner le montant total, TVA incluse, de la facture.

Il est impératif que les factures pour lesquelles vous demandez un subside soient conformes aux obligations définies dans le cadre du programme à destination des écoles.

Vous trouverez ci-dessous un tableau non-exhaustif des obligations les plus couramment non-respectées. Ces infractions entraînent automatiquement la déduction du montant non admis et une sanction financière (art.8).

Points d’attentionExemples d’infractions sanctionnées
Introduire uniquement des factures qui concernent des livraisons endéans la période de distribution visée. N’introduire aucune facture concernant une livraison antérieure.Facture introduite pour la période P2 qui mentionne une livraison effectuée en P1
Vérifier le calendrier et ne pas reprendre de produits non-admis sur la facture.Les vidanges, fruits ou légumes qui ne figurent pas au calendrier
Transmettre des factures avec des informations correctes et cohérentes.Nombre d’élèves éligibles incorrect ou excès de kg
Indiquer des montants exacts, conformes à l’offre initiale.Prix non-conforme au marché public

Quand demander le paiement de la subvention ?

Le paiement de la subvention doit être demandé à la fin de chaque trimestre et au plus tard trois mois après la fin de ce trimestre.

Bruxelles Économie et Emploi effectue le paiement de l’aide – ou communique sa décision motivée de non-octroi ou d’octroi partiel de l’aide – dans les trois mois de la réception de chaque demande de subvention, et après examen du dossier.

CALENDRIER D’INTRODUCTION DES DEMANDE D’AIDES

Période de distributionDate limite pour introduire la demande d’aide
Septembre à décembreau plus tard le 31 mars qui suit
Janvier à marsau plus tard le 30 juin qui suit
Avril à juinau plus tard le 30 septembre qui suit

Si vous dépassez la date limite de demande d’aide, le montant de la subvention sera réduit dans les proportions suivantes :

  • diminution de 5% pour un dépassement de 1 à 30 jours ;
  • diminution de 10% pour un dépassement de 31 à 60 jours.

Au-delà de 60 jours de retard, une réduction supplémentaire de 1% par jour de retard est appliquée sur le solde.

Comment procéder ?

Pour demander le paiement de la subvention, vous devez envoyer votre demande d’aide à Bruxelles Économie et Emploi, par e-mail à fruit-ecole@sprb.brussels.

Votre demande d’aide doit obligatoirement comprendre :