Choix d’un fournisseur

Pour que votre établissement scolaire participe au programme, vous devez d’abord choisir un fournisseur de fruits, légumes et/ou produits laitiers.

Le choix d’un fournisseur doit s’effectuer via un marché public, dans le respect de certaines obligations.

📌Points importants pour un suivi rapide de votre dossier !

Si le total de la commande est estimé à moins de 30.000 € HTVA :

1) Préparer une demande d’offre

L’objectif est de recueillir toutes les informations nécessaires des fournisseurs

  • pour répondre à vos besoins
  • pour correspondre aux conditions du Programme (engagement du fournisseur)
  • pour pouvoir comparer les offres et choisir la plus avantageuse.

💡Définissez les critères d’attribution du marché et les exigences que le fournisseur devra respecter. Ensuite, détaillez précisément dans votre demande d’offre les conditions dans lesquelles le marché devra être exécuté.  

Rappel : Il est interdit de concevoir un marché dans l’intention de favoriser ou défavoriser indûment certains fournisseurs.

2) Envoyer la demande à 3 fournisseurs

Consultez au moins 3 fournisseurs (mise en concurrence). 

Demandez leur par écrit (par exemple via e-mail) de vous remettre une offre, avant une certaine date clairement indiquée dans la demande d’offre. Fixez une date en septembre ou octobre, en laissant un délai suffisant aux fournisseurs pour vous envoyer leur offre (par exemple 10 jours calendrier).

Même si une simple consultation d’un site internet peut en théorie suffire (si le montant est estimé à moins de 30.000 € HTVA), il est recommandé de demander une offre à chaque fournisseur.  En effet, les critères à respecter pour recevoir la subvention et à vérifier sont rarement tous vérifiables sur le site internet du fournisseur potentiel (prix, nature des produits, fruits et légumes locaux et de saison selon le calendrier, contenants, …). Par exemple, l’école ne recevra pas de subvention si le fournisseur lui livre des bananes. 

Dans tous les cas, la consultation des fournisseurs doit permettre d’obtenir toutes les informations qui seront nécessaires pour comparer leurs offres selon les critères fixés.

💡Indiquez aux fournisseurs que les produits doivent correspondre à certains critères.

Liste de fournisseurs
Voici deux listes indicatives (non exhaustives) de fournisseurs actifs en Région de Bruxelles-Capitale :
Fournisseurs de fruits & légumes (pdf)
Fournisseurs de produits laitiers (pdf)
Vous pouvez également faire appel à des fournisseurs qui ne figurent pas dans ces listes.

3) Conserver les preuves

📌Preuves que la demande d’offre a été envoyée à au moins 3 fournisseurs ou 
📌Preuves que le sites internet d’au moins 3 fournisseurs a été consulté (pages utiles par rapport aux informations nécessaires), indiquant la date de consultation. 
Vous devrez les transmettre à Bruxelles Economie et Emploi.

4) Rédiger une analyse des offres

📌Après la date maximale indiquée pour remettre offre :

Considérez la ou les offres reçues et vérifiez qu’elles sont complètes et satisfont à toutes les exigences minimales.

Ensuite, comparez les offres reçues des fournisseurs en fonction des critères fixés à l’avance (comme le prix, un engagement formel à respecter toutes les règles du Programme…), par exemple dans un tableau.
Rappel : Si vous négociez avec les fournisseurs, vous devez le faire dans le respect du principe d’égalité.

5) Choisir le fournisseur le mieux classé

Motivez le choix du fournisseur par écrit : justifiez pourquoi vous choisissez ce fournisseur par rapport aux critères fixés.
📌Le directeur de l’école doit dater et signer cette décision motivée d’attribution du marché.

6) Conserver les documents

Gardez les documents du marché (analyse et décision motivée d’attribution du marché). Vous devrez fournir ces documents à Bruxelles Economie et Emploi lors de votre inscription au Programme.

Procédure de marché public

Plus d’informations relatives à la procédure de marché public (pdf)

Après avoir sélectionné votre fournisseur, vous devez vous inscrire au programme en nous adressant votre formulaire de demande d’agrément et ses annexes.